Artık zamanımızın çok daha büyük bir bölümünü toplantılarla (genellikle de görüntülü görüşmelerle) ve ağzına kadar dolmuş gelen kutularını temizlemeye çalışmakla geçiriyoruz. Asenkron video sayesinde nasıl zaman tasarruf edebileceğinizi öğrenmek ister misiniz?
Marangozlukta şu anki durumumuza bence çok uygun bir deyiş var:
Marangozluğun üç kuralı vardır:
- Her zaman işe uygun aleti kullan
- O uygun alet her zaman çekiçtir
- İşe yaramıyorsa, daha büyük çekiç kullan
Şu anda her tür işe hemen hemen aynı yöntemle yaklaşıyormuşuz gibi duruyor. Sadece yukarıdaki “çekiç”in yerine “görüntülü konuşma”yı koyun.
Tanıdık geldi mi?
Yeni gerçekliğimiz kolay değil; hepimiz buna uyum sağlamak için elimizden geleni yapıyoruz. Çoğumuz için görüntülü toplantılar işimizi yapmaya devam edebilmemizi sağlayan temel araçlardan biri. Ancak bu, bunca zamanı görüntülü görüşmelerde geçirmenin kolay olduğu anlamına gelmiyor.
Zoom yorgunluğu gerçek bir sorun.
Hepimiz görüntülü toplantılardan yorulmaya başladık. Sorun kısmen, artık görüntülü konuşmaları sadece iş için değil, özel hayatımızda da kullanıyor olmamız. Zoom kokteyllerini, Google Hangouts oyun gecelerini, Skype aile yemeklerini, Houseparty buluşmalarını, arkadaşlarla FaceTime’ları düşünün…
Bunların hepsi harika. Bu insani temasa her zamankinden çok ihtiyacımız var. Fakat neticede ekran başında hayatımızda geçirmediğimiz kadar fazla vakit geçiriyor, tanıdığımız herkesle video aracılığıyla iletişim kuruyoruz.
İçerik
- Senkron ve Asenkron İletişim Arasında Ne Fark Var?
- Asenkron Videonun Avantajları Neler?
2.1. Çok mu Toplantınız Var? Görüntülü Görüşme Yorgunluğuyla Mücadele
2.2. Çok Fazla Eposta ve Sohbet Mesajı mı? Tüm O Mesaj Selindeki Mesele
2.3. Asenkron Video Nasıl İşe Yarar? - Görüntülü Görüşme Yorgunluğuyla ve Metin Tabanlı İletişim Yüküyle Başa Çıkmak İçin Asenkron Video Nasıl Kullanılır?
3.1. Toplantı Kısaltma Videosu
3.2. Dijital “Geçerken Uğrama” Videosu
3.3. Sunum Videosu
3.4. Bağlantı Kurma Videosu - Ekibimin Asenkron Video Kullanmaya Başlamasını Nasıl Sağlarım?
Görüntülü konuşmalar düşman değil. Onlar sayesinde çoğumuz işimizi yapmaya devam edebiliyor, işletmeler bu sayede operasyonlarına devam edebiliyor.
Sorun, hacim. Çünkü mesele sadece çok fazla toplantı yapmak değil. Ayrıca çok uzun epostalardan, sohbet ve mesajlaşma uygulamalarında gittikçe uzayan tartışmalarda saatler geçirmekten mustaribiz. Hemen hemen her tür mecrada bir iletişim yüklenmesi yaşıyoruz. Bütün bunların toplamı çok fazla vakit alıyor.
Bu toplantıları düzenlemek için harcanan vakit, o toplantılarda oturarak geçen vakit, uzun e-postalar yazarken harcadığımız vakit, birtakım meseleleri yoluna koymak için sohbet platformlarında geçirdiğimiz vakit… Bu daima bağlantıda olma halinin verimlilik üzerindeki bariz olumsuz etkisine ek olarak, bir de zihinsel ve duygusal bedeli var.
Ancak iletişim halinde kalmanın başka bir yolu var. Zaman kazandıran ve zamanı nasıl kullanacağımız konusunda kontrolü bize devreden bir yol: Asenkron video.
Kaydedilmiş video, video mesajı, ekran paylaşımı ve videolu sesli mesaj biçimlerinde de olabilen asenkron video, görüntülü görüşmelerin en önemli faydalarıyla eposta ve sohbetin en iyi taraflarını bir araya getiriyor. İnsani, cana yakın ve ilgi çekici oldukları kadar, yerinde, etkin ve müsait zamanınızda tüketmesi kolay şeyler. Bir taşla iki kuş.
Aşağıdaki senaryolardan herhangi biri size tanıdık geliyorsa, aradığınız çözüm asenkron video olabilir:
- Peş peşe görüntülü görüşmelerden tükendiğiniz bir gün (veya hafta) mı geçiriyorsunuz?
- Bir fikri veya kavramı açıklamak için uzun epostalar yazmaktan bıktınız mı?
- Herkesin takvimine uyan bir toplantı zamanı bulmakta güçlük mü çekiyorsunuz?
- Ailevi görevler ve diğer sorumluluklar nedeniyle daha karmaşık ve yüklü bir programla baş etmeye mi çalışıyorsunuz?
- Zamanınız sürekli sohbet mesajlarıyla, epostalarla, toplantılarla vb. bölündüğü için işinizi yapmakta zorlanıyor musunuz?
- İş arkadaşlarınızın epostalarından ve sohbet mesajlarından ses tonlarını okumakta zorlanıyor musunuz?
- Hızla fikir alışverişi yapmak için ofiste iş arkadaşlarınızı dürtüverdiğiniz etkileşim tarzını nasıl sürdürebileceğinizi bilemiyor musunuz?
- Görüntülü görüşmelere katılmanızı engelleyen wifi bağlantı sorunlarıyla mı boğuşuyorsunuz?
Görüntülü görüşmeler harika… ama bir yere kadar. Şu noktada hepimize başarısız görüntülü toplantılardan fenalık gelmiş vaziyette.
Asenkron videonun en vahim görüntülü görüşme sorunlarınızın nasıl üstesinden gelebileceğini şu bir dakikalık videodan öğrenebilirsiniz. Sonra da #OneLessMeeting Meydan Okuması’na katılın ve zamanınızın kontrolünü geri kazanın! Sonuçları sosyal medyada paylaşıp bize deneyimlerinizi haber vermek için hashtagi kullanın.
Kullanışlı kontrol listemizle asenkron videoyu iş gününüze ne zaman dahil etmeniz gerektiğini öğrenin. Ücretsiz Kayıt OlunSenkron ve Asenkron İletişim Arasında Ne Fark Var?
Senkron? Asenkron? Bunlar çok sık duyduğumuz sözcükler olmasa da anlamları hiç de karmaşık değil.
Senkron iletişim iki veya daha fazla kişi arasında gerçek zamanda gerçekleşen iletişimdir. Biri bir şey söyler, diğeri o bilgiyi anında alır ve anında cevap verme imkânına sahiptir. Akla gelen ilk örnekler, yüz yüze konuşmalar, telefon konuşmaları ve görüntülü görüşmelerdir. Bazı bağlamlarda senkron iletişim, sohbet ve mesajlaşma platformlarını da içerebilir.
Asenkron iletişim iki veya daha fazla kişi arasında farklı zamanlarda gerçekleşen iletişimdir. Biri bir şey paylaşır, diğeri mesajı aldıktan ya da içeriğindeki bilgiyi sindirdikten sonra cevap verir. İlk akla gelen örneklerden biri epostadır. Önceden kaydedilmiş asenkron videolar (elbette) bu kategoriye girer.
İşletmelerin uzaktan çalışırken eşzamanlı ve eşzamansız videoyu nasıl kullandıklarına dair değerli bilgiler edinin. Raporu İndirinToplantılar söz konusu olduğunda aklınızdan şöyle geçiriyor olabilirsiniz: Neden bir video türünün yerine diğerini koyalım? Bu neyi değiştirecek?
Bunu sorduğunuza çok sevindim.
Asenkron Videonun Avantajları Neler?
Asenkron video, güçlü bir iletişim ve işbirliği aracıdır. En büyük faydası, toplantı sürelerini, epostaları ve anlık mesajlaşmaları kısaltması ve açıklıktan ve bağlantı kurmaktan ödün vermeksizin zaman kazanmanızı sağlamasıdır.
Çok Toplantınız Mı Var? Görüntülü Görüşme Yorgunluğuyla Mücadele
Hepimizin bildiği gibi, uzaktan çalışmak zor. Ancak sorun tek başına evden çalışmak ve görüntülü toplantı yapmak değil. Genellikle formatı ne olursa olsun, suçlu toplantılar.
Toplantılara dair aşağıdaki verilere bir bakın:
- ABD’de ortalama bir toplantı 1 saat sürüyor.
- Farklı sektörlerden kıdemli yöneticilerin %65’i toplantıların işlerini aksattığını söylüyor.
- İş dünyasındaki insanların %68’i iyi organize edilmemiş toplantılar yüzünden vakit kaybettiğini belirtiyor.
- Kıdemli yöneticilerin %71’i toplantıların verimsiz ve etkisiz olduğunu söylüyor.
- Araştırmalar, iyi organize edilmemiş toplantıların ABD’de her yıl ekonomiye 01 milyar dolara mal olduğunu tahmin ediyor.
İş yerleri uzaktan çalışma formatına geçtiğinden beri toplantı sayısı (gereksiz olanlar da dahil) azalmadı, arttı. İnsanların yüz yüze yapmaya alışkın olduğu etkileşimlerin de artık görüntülü konuşmalarla yapıldığını düşündüğünüzde durum iyice vahimleşiyor.
Parks and Recreation isimli sitcom'da, huysuz ve insanlardan hoşlanmamasıyla meşhur departman müdürü Ron Swanson’ın (harika Nick Offerman oynuyor) bir gün sabahtan akşama kadar peş peşe toplantılara katıldığı bir bölüm var.
Çünkü Ron’un toplantılardan (ve insanlardan) nefret ettiğini bilen iyi niyetli sekreteri April Ludgate, bütün yıl boyu yapılması gereken tüm toplantıları, var olmadığını düşündüğü bir tarih olan 31 Mart’a yığmış.
Şu anda pek çoğumuz Ron gibi hissediyoruz: Sonsuz bir toplantı döngüsüne hapsolmuş gibi. Aradaki tek fark, bizimkilerin görüntülü olması.
Çok Fazla E-posta ve Sohbet Mesajı mı? Tüm O Mesaj Selindeki Mesele
Tükenmişlik hissine yol açan tek teknoloji görüntülü toplantı teknolojisi değil. Eposta ve anlık mesajlaşmalar da özellikle uzaktan çalışırken maruz kaldığımız bilgi bombardımanına katkıda bulunan şeylerden.
Metin tabanlı iletişime dair aşağıdaki verilere bir bakın:
- E-posta, uzaktan çalışanlar tarafından en sık kullanılan dijital iletişim ve işbirliği aracı(%88). Bunu anlık mesajlaşma (%47) ve görüntülü toplantı (%36) takip ediyor.
- Ortalama bir ofis çalışanı günde 121 eposta alıyor.
- İşbirliği ve iletişim, uzaktan çalışanlar için en büyük zorluklardan onların arkasından işten kopma zorluğu ve yalnızlık geliyor.
- Ortalama bir ofis çalışanı epostaları okuyup cevap vermeye günde 2,5 saat ayırıyor. (Zamanının yaklaşık %28’i)
- Her gün yaklaşık 124,5 milyar iş e-postası gönderiliyor.
Her gün muazzam bir miktar eposta gönderip aldığımız ortada (Slack ve Teams gibi platformlardan gönderilen mesajları saymadık bile). Bütün bu mesajları yazmak ve bunlara yanıt vermek inanılmaz vakit alan bir şey. Bu, uzaktan çalışmaya ani geçişimizle oluşan boşluğun daha da kötüleştirdiği bir sorun. Yüz yüze konuşmalar yapılamadığında insanlar bir şeyleri açıklamak için eposta ve sohbeti kullanmaya çalışıyor.
İster bir fikir paylaşıyor olun, ister bir meslektaşınıza bir şey gösteriyor, geri bildirim veriyor veya karmaşık bir kavramı açıklıyor olun, bir şeyi söylemek, onu yazmaktan daha kolaydır (ekran görüntüsü alsanız dahi).
İşletmelerin uzaktan çalışırken eşzamanlı ve eşzamansız videoyu nasıl kullandıklarına dair değerli bilgiler edinin. Raporu İndirinAsenkron Video Nasıl İşe Yarar?
Asenkron video size çok daha fazla kontrol imkânı verir ve iletişiminizi çok daha etkin hale getirir.
- Zamanında: Video, hem zamanında iletişim kurmanızı hem de başkalarının zamanına saygılı davranmanızı kolaylaştırır. Toplantı yapmak için herkese uyan zamanı denk getirmek zorunda kalmazsınız (ki herkesin aile, bakım ve diğer kişisel sorumluluklarını dengelemek için çalışma saatlerini düzenlediği böyle bir zamanda bu özellikle zor oluyor). Zamanınız olduğunda bir video kaydedip gönderirsiniz, hepsi bu.
- Etkin: Videoları kaydedip paylaşabilir ve iş arkadaşlarınızın gönderdiği videoları müsait olduğunuz zaman izleyebilirsiniz. Ayrıca, zamanınızı daha iyi kullanmak için videoları hızlı da izleyebilirsiniz (mesela 1.5x). Bu hızlı ve kolay yöntem, eksikliğini çektiğiniz zamanı size geri kazandırır.
- Net: Video ile mesajınızı bölünmeden, hatta fikrinizi ifade etmenizi veya karşı tarafa geçirebilmenizi destekleyen görseller ekleyerek net bir şekilde iletebilirsiniz. Video, ayrıca ses tonunuzu, yüz ifadenizi ve beden dilinizi de işin içine katmanızı sağlayarak anlaşılmanıza yardımcı olur.
- Kişisel: Video, mesajınızı kişisel bir biçimde iletmenizi sağlayarak, iş arkadaşlarınızla, müşteri adaylarınızla ve müşterilerinizle yüz yüze olamadığınız zamanlarda da bağlantı kurmanızı kolaylaştırır.
- Güvenli: İş dünyası için tasarlanmış video platformları, şifre koruması ve güvenli IP adresleri listesi gibi video güvenlik seçenekleri sunarak, videoyu dahili iletişim için kullanmayı kolaylaştırır.
Takviminizdeki birkaç gereksiz toplantının yerine asenkron videoyu koyduğunuzu bir düşünün…
Peki işe nereden başlayacaksınız? Video mesaj fikirleri için okumaya devam edin.
Görüntülü Görüşme Yorgunluğuyla ve Metin Tabanlı İletişim Yüküyle Başa Çıkmak İçin Asenkron Video Nasıl Kullanılır?
Asenkron videoyu kendi başınıza keşfetmenize gerek yok. Toplantıları azaltmak, daha az eposta göndermek (ve almak) ve sohbet platformlarında daha az zaman kaybetmek için asenkron videoyu nasıl kullanabileceğinize dair bir liste hazırladık.
1. Toplantı Kısaltma Videosu
Hazır mısınız? Çok değerli bilgiler vermek üzereyim. Her toplantının bir saat sürmesi gerekmiyor. (Bu zaten çok bariz değil mi? Aynı fikirde olduğumuza sevindim.)
Peki toplantılarınızın süresini nasıl kısaltabilirsiniz?
Toplantıdan önce katılımcıların izlemesi için önemli noktaları videoya kaydedip paylaşmayı deneyin. Bunu toplantı gündeminin videolu versiyonu gibi düşünün. Bazı durumlarda bu video mesajları tamamen toplantının yerine de geçebilir.
İnfografiğin PDF versiyonunu indirin
Bir projeye mi başlıyorsunuz? Slaytlarınızı gösterdiğiniz ekranınızın kaydını alarak, gerçek toplantıda ön bilgilendirme kısmından zaman kazanarak sorulara ve ayrıntılara odaklanabilirsiniz.
Bir proje güncellemesi mi sunacaksınız? Hiç toplantı yapmanıza gerek kalmayabilir. Açıklamaları yaparken kendinizi kaydedebilir veya slaytlarınızı gösterdiğiniz ekran kaydınızı paylaşarak iş arkadaşlarınıza birkaç dakika kazandırabilirsiniz.
Beyin fırtınası mı yapıyorsunuz? Ekibinize önden konuyla ilgili kısa bir bilgilendirme videosu göndererek, toplantıyı başlattığınızda hemen eğlenceli kısma (taze, yaratıcı fikirlere) geçebilirsiniz.
Bu beş dakikalık videoda, Pazarlama Müdür Yardımcısı Tyler Lessard, toplantıdan önce ekibine yeni bir programı anlatıyor. Videonun başlarında, izleyenlerin videoyu hızlandırarak zamandan tasarruf edebileceğini hatırlatıyor. Toplantının sorulara ve tartışmaya ayrılacağını da belirtiyor.
Ofiste kimi zaman birisiyle konuşmanın en kolay yolu masasına uğramaktır, öyle değil mi?
İster yerinde bir fikri paylaşıyor olun, ister geri bildirim veriyor olun, bu hızlı etkileşimleri dijital alanda sağlamak epey zor olabiliyor.
Bunlar için toplantı düzenlemek gerekmeyebiliyor, fakat genellikle konuşulması gerekenler kısa bir epostaya veya anlık mesajlaşmaya sığmıyor.
İnfografiğin PDF versiyonunu indirin
Mesajınızı bir video kaydıyla paylaşarak işleri basitleştirin. İş arkadaşınız, mesajın içeriğinin yanı sıra, bu konuşmayı yüz yüze yapıyormuşçasına, ses tonunuzu, yüz ifadenizi ve beden dilinizi de görmüş olur.
Eğer yanıt vermesi gerekiyorsa, o da müsait olduğu zaman hızlı bir asenkron video kaydedip sizinle görüşlerini paylaşabilir.
Ofiste de olsanız, uzaktan çalışıyor da olsanız, bu, bir yandan iş arkadaşlarınızı mümkün olduğunca az bölerek zamanlarına saygılı davranırken, bir yandan da onlarla iletişim kurmanın ve işbirliği yapmanın harika bir yoludur.
Slack gibi her gün kullandığınız iletişim araçlarıyla birlikte çalışan video entegrasyonlarına bakın. Bu, platformlar arasında gidip gelmeden video kaydetmenizi ve paylaşmanızı kolaylaştırır.
Bu 42 saniyelik videoda, Vidyard İçerik Pazarlaması Müdürü Erin Ellis, iş hayatıyla aile hayatını dengeleyerek, kendisi için uygun bir zamanda, bir blog yazısı taslağıyla ilgili geri bildirim veriyor.
Bir eposta yazsa bir dakikadan çok daha fazla zaman alacak bir fikir hakkında kısa bir açıklama yapıyor.
3. Sunum Videosu
Bir soruyu yanıtlarken, bir fikri paylaşırken, geri bildirim verirken veya başka bir önemli mesaj verirken, aklınızdan geçenleri eposta olarak yazmak (ve dikkatle ekran görüntüleri eklemek) çok zaman alabilir.
İnfografiğin PDF versiyonunu indirin
Onun yerine ekranınızın videosunu çekerek mesajınızı görselleriyle beraber birkaç dakika içinde iletebilirsiniz.
Bonus: Ekranınızı paylaştığınız videonun köşesine internet kameranızın sizi çektiği görüntüleri ekleyerek, videoyu daha da kişisel hale getirebilirsiniz. Böylece iş arkadaşlarınız veya müşterileriniz hem yüz ifadenizi ve el hareketlerinizi görebilir, hem de ses tonunuzu ve görsellerinizi.
Bazı şeyleri söylemek yazmaktan daha kolaydır.
Bu iki dakikalık videoda tasarım ekibine bir kontrol listesi taslağı oluşturma fikrim hakkında bilgilendirme yapıyorum. Aklımdaki şeyle ilgili bazı örnekler veriyor ve bitmiş tasarımda olmasını istediğim şeylerle ilgili notlarımı paylaşıyorum.
Bu, ekibin nasıl ilerleyeceğine karar verebilmek için istediklerimi anlamasını ve gözünde canlandırmasını kolaylaştırıyor.
4. Bağlantı Kurma Videosu
İnsanlar yüz yüze değilken, çok temel bir insani öğe kaynayıp gidebiliyor.
Bu nedenle, bir iş arkadaşınıza iltifat ediyor da olsanız, bir müşteriye destek veriyor da olsanız, bunu insancıl bir biçimde yapmak çok önemli.
İnfografiğin PDF versiyonunu indirin
Metin yoğunluklu epostalardan veya gereksiz görüntülü görüşmelerden vazgeçip, söylemek istediklerinizi iletmek için kişisel bir video mesajı kaydedin.
Bu sizin için hızlı ve kolay olmakla kalmaz, çoğu zaman alıcı için de daha anlamlıdır.
Vidyard satış ekibinin zaferleri kutlamak için çeşitli yöntemleri vardır, ancak bunlardan en dikkat çekici olanı büyük çanlardır. Bir Vidyard satış temsilcisi belli bir meblağın üzerindeki bir satışı kapattığında, sevdiği bir şarkıyı sonuna kadar çalma hakkını kazanır. Bu da diğerlerine büyük çanı çalma zamanının geldiğini duyurmuş olur. Vidyard’lılar bir araya toplanır ve muzaffer satış temsilcisi, Vidyard’ın üç katındaki ufak çanlara bağlı olan dev bir çanı çalar. Bu çok önemli bir andır.
Tüm ekibin uzaktan çalışmaya başlamasıyla büyük çanı çalma uygulaması geçmişte kaldı. İşte burada, Ticari Satış Müdürü Jimmy Gagnon devreye girdi.
Ekibinin büyük zaferleri kutlamaya devam etmesini istiyordu. Onun için gitarını çıkarıp, büyük çan satışları için doğaçlama şarkılar çalıp videoya çekmeye başladı. Ekibinin bu yaklaşıma bayıldığını söylesek abartmış olmayız.
Ekibimin Asenkron Video Kullanmaya Başlamasını Nasıl Sağlarım?
Öncelikle, başlamak bitirmenin yarısıdır! Vidyard ile bir masaüstü yazılıma ihtiyacınız yoktur, çünkü her şey çevrimiçidir. Sadece ücretsiz olarak abone olun, Chrome uzantısını yükleyin ve kayda başlayın.
Her yeni teknolojiyle karşılaştığınızda olduğu gibi, ekibinizin asenkron videoya başlamakta biraz tereddüt ettiğini fark edebilirsiniz. Bu teknolojiyi ekibin tümüne üç aşamada tanıtmanızı öneririz.
- İş arkadaşlarınızla ve çalışanlarınızla bu iletişim yönteminin yararlarını paylaşarak, asenkron videonun önemini gösterin. Bunu kendiniz kullanarak ve bu hareketin başını çekerek, gerçekten zaman kazandırdığını kanıtlayın.
- Sonra, bunu deneyebilecekleri durumlarla ilgili reçete neviinden önerilerde bulunun. Yaygın kaygılarla (kameranın karşısında rahat olmak gibi) ilgili ipuçları paylaşın. “Videoyu deneyin,” demekle yetinmeyin, iş arkadaşlarınıza, asenkron videonun uygun düştüğü durumlarla ilgili bilgi verin. İpucu: Başlangıç noktası olarak bu yazıdaki dört yöntemi kullanın.
- Son olarak, ekibinize yeri geldikçe kendi başarılı kullanımlarınızdan örnekler verin. Çalışanlar başkalarının da videoyu başarılı bir biçimde kullanarak zamandan tasarruf ettiğini gördükçe, bunu denemeyi isteme ihtimalleri artar.
Bu yeni gerçeklikte geçecek haftalar, aylar, süresiz uzadığına göre, hepimizin önünde bir sürü video görüşmesi var. (Bir zamanlar Star Trek’ten fırlamış gibi duran bir bilimkurgu teknolojisinden bunalmış olmamış inanılmaz. Ama işte durum bu.)
Kısacası, yeni normale alışırken, gereksiz toplantılardan (ve tabii upuzun epostalardan) kurtularak, asenkron videolar aracılığıyla gerçekten önemli olan toplantılara vakit ayırabilirsiniz. Pişman olmayacaksınız.
Kullanışlı kontrol listemizle eşzamansız videoyu iş gününüze ne zaman dahil etmeniz gerektiğini öğrenin. Ücretsiz Kayıt Olun